Latihan Hands-On Mail Merge MS Word

       Pengetahuan teknik Mail Merge ini sangat penting bagi para guru khususnya, kerana ia dapat memudahkan penyediaan surat yang sama kepada bilangan pelajar yang ramai. Jadi, guru tidak perlu lagi menulis nama dan alamat pelajar satu persatu berulangkali untuk satu jenis surat yang sama.

Langkah-langkah Penyediaan Surat menggunakan Teknik Mail Merge

1. Klik pada Mailings, Star Mail Merge dan pilih Letters.
2. Taip surat rasmi yang dikehendaki besertakan kepala surat dan logo sekolah.
3. Kemudian pada bahagian Mailings tadi, klik Select Recipients dan Type New List.
4. Masukkan maklumat pelajar dan waris pelajar beserta gelaran Puan atau Datin, mengikut nama, alamat, no telefon serta maklumat-maklumat lain.
5. Gerakkan cursor ke barisan seterusnya dan klik pada New Entry untuk tambahan pelajar lain.
6. Klik Ok untuk simpan data pelajar dan save (pastikan kedudukan fail simpanan maklumat pelajar telah dikenalpasti untuk pengunaan penyediaan surat berikutnya). Data tersebut sentiasa boleh diubahsuai dengan klik pada Edit Recipients List.
7. Pada surat, letak cursor pada kedudukan dimana maklumat setiap pelajar akan dipaparkan dan klik Address Block. Ubahsuai paparan maklumat pelajar dan klik Ok.
8. Begitu juga dengan Greeting Line. Letakkan cursor di kedudukan pada surat dan klik Greeting Line. Ubahsuai paparan mengikut kesesuaian surat.
9. Klik Finish & Merge dan seterusnya Preview Results untuk melihat hasilnya.
10. Kedudukan jarak antara maklumat pelajar boleh diperbaiki pada surat tersebut. Dengan sendirinya, semua kedudukan maklumat pelajar lain turut berada pada tempat yang betul
11. Sekarang, guru boleh print surat tersebut yang akan dihantar kepada lebih daripada seorang pelajar.

Selamat Mencuba!